PERKEMBANGAN TEKNOLOGI KOMUNIKASI DALAM BIDANG ADMINISTRASI

2.3.       Definisi Administrasi

Istilah administrasi berasal dari bahasa latin yaitu “Ad” dan “ministrate” yang artinya pemberian jasa atau bnatuna yang dalam bahasa inggris di sebut “Administration” artinya pemberian “To serve “, yaitu melayani dengan sebaik- baiknya.

Menurut para ahli memberikan pengertian tentang administrasi antara lain:

1. Herbert A.Simon

Administrasi dapat dirumuskan sebagai kegiatan-kegiatan kelompok kerja sama untuk mencapai tujuan-tujuan bersama.

1. Leonard B. White

Aministrasi adalah suatu proses umum ada pada setiap usaha kelompok-kelompok , baik pemerintah maupun swasta, baik sipil maupun militer, baik dalam ukuran besar maupun kecil.

1. Prajudi Atmosudirjo

Administrasi merupakan suatu fenomena sosial, yaitu perwujudan tertentu didalam masyarakat modern. Ekstensi administrasi ini berkaitan dengan organisasi. Jadi, barangsiapa hendak mengetahui adanya administrasi dalam masyarakat ia harus mencari terlebih dahulu suatu organisasi yang masih hidup, disitu terdapat administrasi.

Administrasi merupakan salah satu cabang ilmu pengetahuan sosial. Administrasi sebagai ilmu pengetahuan berada dalam pemikiran manusia ilmuwan senantiasa dihadapkan pada berbagai bantahan dan wajib memberikan penjelasan tentang nilai kebenaran, sesuai dengan prinsip-prinsip umum empiris. Sebenarnya focus utama dari ilmu administrasi adalah persoalan tentang manusia, terutama yang berkaitan dengan pengaturan dan keteraturan dalam rangka peningkatan kebahagiaan dan kesejahteraan manusia itu sendiri.

Pengertian administrasi dapat dibedakan menjadi 2 pengertian yaitu :

Administrasi dalam arti sempit. Menurut soewarno handayaningrat mengatakan “administrasi secara sempit berasal dari kata administratie (bahasa belanda) yaitu meliputi kegiatan catat- mencatat , surat- menyurat, pembukuan ringan, ketik- mengetik, agenda dan sebagainya yang bersifat teknis ketatausahaan “ (1988:2). Dari definisi tersebut dapat disimpulkam administrasi dalam arti sempit merupakan kegiatan ketatausahaan yang meliputi kegiatan catat- mencatat , surat menyurat , pembukuan dan pengarsipan surat sertahal-hal lainnya yang dimaksudkan untuk menyediakan informasi serta mempermudah dan memperoleh informasi kembali jika dibutuhkan.

Administrasi dalam arti luas. Menurut the liang gie mengatakan “administrasi secara luas adalah serangkaian kegiatan yang dilakukan oleh sekelompok orang dalam suatu kerjasama untuk mencapai tujuan tertentu” (1980 :9). Administrasi secara luas dapat disimpulkan pada dasarnya semua mengandung sur pokok yang sama yaitu adanya kegiatan tertentu, adanya manusia yang melakukan kerjasama serta mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya.

2.4.        Perkembangan teknologi komunikasi dalam bidang administrasi pemerintahan

Electronic Government (e-Gov) adalah istilah yang diberikan kepada suatu pemerintahan yang mengadopsi teknologi yang berbasis internet yang dapat melengkapi dan meningkatkan program dan pelayanannya.

Di beberapa negara maju, aplikasi e-Gov telah digunakan sebagai sarana untuk memperbaiki manajemen internal dan meningkatkan pelayanan publik. Secara internal digunakan sebagai sistem pendukung dalam pembuatan keputusan dalam bentuk decision supporting system. Sedangkan dalam peningkatan pelayanan diwujudkan dalam bentuk otomatisasi pelayanan yang secara integral dihubungkan melalui media internet ataupun teknologi digital lainnya.

Di Indonesia, saat ini sudah mulai banyak lembaga-lembaga pemerintahan yang mulai memanfaatkan kemajuan teknologi informasi ini guna diaplikasikan sebagai media dalam memberikan kemudahan penyampaian informasi publik dan kemudahan pelayanan publik. Hal ini tentunya bukan saja penerapan e-gov bukan semata-mata karena perkembangan itu dari perspektif lingkungan strategik, tetapi lebih penting lagi adalah dirasakan adanya kebutuhan akan penerapan teknologi informasi dan teknologi komunikasi tersebut guna mencapai kualitas pelayanan prima kepada masyarakat, dismaping juga adalah guna tercapainya transparansi, akuntabilitas, partisipasi, efisiensi, koherensi dan daya guna lainnya yang dimungkinkannya.

Saat ini sudah mulai memanfaatkan perkembangan teknologi informasi ini dalam pelaksanaan administrasi pemerintahannya, baik dalam melaksanakan tugas pokok dan fungsinya secara internal maupun dalam melayani masyarakat.

Hal ini sudah mulai dapat dilihat dari berbagai aplikasi yang digunakan seperti Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian (SIMPEG) pada Badan Kepegawaian Daerah, Sistem Informasi Manajemen Keuangan Daerah (SIMDA) pada Dinas Pendapatan dan Pengelolaan Keuangan Daerah dan Sistem Informasi Administrasi Kependudukan (SIAK) . Akan tetapi, tingkat perkembangan yang dicapai dewasa ini adalah baru dalam taraf mengotomatiskan prosedur manual yang selama ini berlaku berdasarkan rutinitas keseharian, belum merefleksikan perubahan mendasar dan besar-besaran dalam praktik manajemen sebagaiman biasa diterapkan oleh dunia usaha, dimana teknologi dimaksud telah digunakan untuk mengubah pola operasi dari usaha berdasarkan fungsi unit, menjadi testrukturisasi organisasi tentang proses yang dapat mendukung core businesnnya.

Kegunaan dan Peran e-government

Tujuan aplikasi e-gov adalah :

1) Meningkatkan efisiensi dan cost-effectiveness dari kepemerintahan

2) Memberikan berbagai jasa pelayanan kepada masyarakat secara lebih baik

3) Memberikan akses informasi kepada publik secara luas

4) Menjadikan penyelenggaraan pemerintahan lebih bertanggungjawab dan transparan kepada masyarakat.

Aplikasi teknologi informasi dan komunikasi dalam administrasi pemerintahan tidak lepas dari tugas pokok dan fungsi pemerintahan itu sendiri sebagai pangkal tolaknya di satu sisi dan dari perangkat teknologi tersebut sebagai tulang punggung dari e-gov pada sisi lain. Ada 2 tugas pokok pemerintah yang perlu ditunjang yakni mengelola kebijakan dan mengelola pelayanan. Berbagai bentuk kebijakan, pengaturan, pembinaan, pengendalian serta pengawasan dan pertanggungjawaban dalam beragam jenis dan bidang kehidupan berbangsa atau untuk mengatasi masalah-masalah yang dihadapi bangsa memerlukan data dan informasi yang lengkap, akurat dan tepat waktu. Kegunaan dan peran teknologi informasi dan komunikasi adalh mendukung pelaksanaan tugas dan fungsi tersebut agar terselenggara secara efektif, tepat, nyaman, aman dan efisien.

Revitalisasi Manajemen Pemerintahan

1. Pengelolaan Kebijakan

Dalam dunia pemerintahan, inovasi dengan memanfaatkan teknologi informasi merupakan kesempatan untuk mencapai peningkatan kinerja dan pencapaian tujuan dengan lebih baik. Secara keseluruhan, hal ini memerlukan terobosan konseptual dalam pemerintahan melalui pengembangan e-gov sebagai model pembaharuan yang berfokus pada revitalisasi manajemen pemerintahan.

Bagaimana e-gov dapat menjadi wahana efektif bagi akurasi pengambilan keputusan pemerintahan ?

Ada 6 pokok masalah yang dapat dijadikan titik tolak yaitu :

1. Akurasi : Apakah dalam e-gov akurasi pengambilan Keputusan dapat tercapai ?
2. Kecepatan : Apakah dengan e-gov kecepatan pengambilan keputusan dapat dilakukan?
3. Antar Daerah : Apakah dalam e-gov pengambilan keputusan, komunikasi, jaringan antar daerah dapat dilakukan dengan akurat, cepat, murah dan mudah ?
4. Antara Pusat & Daerah : Bagaimana bentuk hubungan antara pusat dan daerah dalam e-gov ?
5. Nasional : Bagaimana koordinasi antar instansi pemerintah pusat dalam e-gov ?
6. Internasional : Bagaimana hubungan pemerintah dengan dunia internasional dalam konteks e-gov ?

Akurasi, kecepatan, kemudahan dan lain-lain dapat dilakukan dengan penerapan e-gov, tergantung pada ketersediaan data dan informasi dan jaringan komunikasi datanya atau sarana serta kualitas SDMnya.

2. Pelayanan Publik

Dalam konsep e-gov, paradigma pelayanan harus dirubah total. Face to face, satu atap, formular, loket, antrian, bising, tidak nyaman, tanda tangan dan kegiatan pelayanan sebagaimana biasa kita lihat atau alami harus segera ditinggalkan. Sebagai gantinya adalah komputer.

1.  Penggunaan Teknologi

Hal-hal yang harus diperhatikan adalah :

• Infrastruktur jaringan, adalah yang mampu diakses oleh seluruh komponen masyarakat dan seluruh pelosok daerah serta harga layanan informasi yang terjangkau.
• Perbaikan dan perluasan infrastruktur telekomunikasi.
• Peningkatan pemahaman terhadap komputer.
• Meningkatnya penyebaran warnet.

1. Pelayanan dan Transaksi

Transaksi dalam pengertian ini adalah pemberian layanan dan penerimaan hak atas layanan yang dilakukan secara elektronik. Dalam perspektif e-gov, layanan dikategorikan menjadi 3 tingkatan :

• Display, yaitu pemberian informasi statis melalui web atau portal atau sekedar database sederhana dikantor sehingga tamu dapat melihat apa yang dipajang
• Interaktif, yaitu layanan informasi dimana user dapat berinteraksi dengan informasi yang dipajang.
• Transaksi, melibatkan pihak ketiga misalnya bank dalam hal user harus membayar.

5. Partisipasi dan Komunikasi Masyarakat

Untuk membentuk adanya dukungan masyarakat maka berikut ini beberapa hal yang bisa dilakukan :

• Mengundang para kalangan pakar dan akademisi dalam rangka mendapat dukungan akademi
• Mendorong perguruan tinggi setempat untuk mengintegrasikan back-end system mereka dengan internet dalam rangka menciptakan suatu remote education
• Memberikan insentif kepada masyarakat setempat yang bertransaksi untuk kepentingan bisnis, pembayaran dan pengurusan dokumen di instansi pemerintah setempat
• Mensosialisasikan aplikasi e-gov dalam pelayanan pemerintahan melalui berbagai media
• Memberikan insentif untuk setiap pelaku bisnis lokal yang mengintegrasikan usahanya melalui internet
• Menggalakkan inisiatif masyarakat untuk membangun akses telekomunikasi melalui pemberian kemudahan usaha dan penurunan pajak usaha akses informasi.

6. Komunikasi Pemerintah dengan Pemerintah

Hubungan antar unit pemerintah dalam pembuatan laporan rutin dan pertukaran informasi perlu diperhatikan.

7. Isu Kebijakan

Isu-isu kritis dalam rangka keberhasilan e-gov seperti penempatan privasi masyarakat, menjamin keamanan dari pengguna informasi dan penentuan besar biaya dari setiap transaksi adalah amat penting. Untuk itu ada beberapa hal yang perlu diperhatikan :

• Perlu dibuat aturan hukum yang menjamin adanya keamanan dan privasi dari pengguna informasi. Selain itu juga perlu dibuat aturan yang menjamin adanya hak masyarakat untuk mendapatkan informasi dari pemerintah.
• Menetapkan biaya dari setiap transaksi berdasarkan analisis kekuatan masyarakat.

2.5.        Dampak perkembangan teknologi komunikasi dalam bidang administrasi pemerintah

Kemajuan ilmu dan teknologi yang semula bertujuan untuk mempermudah pekerjaan manusia, tetapi kenyataannya teknologi telah menimbulkan keresahan dan ketakutan baru bagi kehidupan manusia. Ketakutan yang dirasakan oleh manusia akibat perkembangan teknologi ini disebabkan adanya kekhawatiran akan adanya penyalahgunaannya oleh orang yang tidak bertanggung jawaab.

Berbicara tentang dampak dari perkembangan IPTEK, maka kita akan dihadapka pada berbagai bidang, bahkan hampir semua aspek dalam kehidupan di dunia ini peyang dapat dipengaruhi oleh adanya perkembangan IPTEK, seperti yang kita lihat sekarang ini, semua orang dalam kehidupannya sehari-hari hampir tidak bisa lepas dari teknologi, seorang dosen kalau pergi ke kampus tidak lupa membawa, laptop dan LCD, setiap orang selalu berdampingan dengan HP, saat jam istirahat di rumah, selalu ditemani dengan tayangan Televisi, dan lain sebagainya, kesemuanya itu hanya sebagian kecil dari pengaruh perkembangan yang ditimbulkan oleh IPTEK.

Dampak positif :

1. Mempermudah perkerjaan kita dalam hal pendataan baik itu orang, produk dan sebagainya
2. Lebih efisien dalam hal waktu
3. Hilangnya batasan ruang dan waktu dengan adanya administrasi membuka peluang baru untuk melakukan pekerjaan dari jarak jauh.
4. Kemudahan dalam melakukan pengolahan data dan menyelesaikan perhitungan yang rumit.

Dampak negatif :

1. Secara tidak langsung perkembangan teknologi di bidang administrasi menghilangkan metode manual yang terdahulu
2. Penggunaan TIK yang berlebihan akan membuat kecendrungan untuk menutup diri dari pergaulan.